院办带你学“办会”（三）——会议服务流程

会前 

会前准备

（1）根据会议的要求，摆好会议的台型。

（2）会场指示牌：在会场较远处明显的位置摆放会议的指示牌，在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。

（3）主席台：布置鲜花或其他装饰物， 各位置根据要求可以摆放人名卡，在主席台上方或根据客人要求在合适的位置布置会议主题。

（4）登记台：会场门口或大堂摆放签到台并有指示牌 签到薄 方便参会人员签到。 

（5）休息安排：熟悉本次会议的休息时间表 可以提前与参会人员沟通，安排合适的休息区域，并准备茶歇。

（6）服务人员配备：人员安排到位，告知其负责的区域和服务内容，让其准备好所需的东西，适时提供服务。

（7）会场清洁：会场布置结束后清理好会场卫生，等待会议开始。

（8）礼仪演习彩排：如果会议当中需要专门的礼仪协助服务则需对专人进行培训，保证服务质量。

会前检查

会议开始前，根据会议内容列项检查：如设备设施、会议物品，人员准备情况等。

会中

引领 

准备指示牌、引领员，引导参会人员到指定会议区域，专人引领重要嘉宾到位 。

会中服务

（1）参会人员就位后斟倒茶水或矿泉水 。

（2）会场秩序维持服务：不要让与会无关的人员进入会场 保持会场周围的安静，不要有噪音或异味影响会议进行。

（3）加水、清洁服务：会议进行当中适时的为客人添加饮品，清理桌面垃圾。

（4）委托代办服务：帮助参会人员打印文件、递送物品等。

（5）应急情况处理：对会议服务人员进行培训，如遇到紧急情况，妥善处理。（如火灾疏散：禁坐电， 指引客人迅速从安全通道撤离；失窃：做好当事人询问笔录、相关人询问笔录；停电、溢水：安抚客人，迅速找相关人员解决；如遇到病人疾病突发：迅速拨打急救中心电话，并可以找相关人员 在现场展开急症救护等）

会中茶歇休息

会议进行中可能会有短暂的休息时间，要提前沟通熟悉什么时候开始，提前十分钟准备好茶歇的食品、饮品等，待茶歇结束后及时清理台面卫生，保证会场清洁。

会后

 （1）会议结束时：如遇到参会人员合影留念，迅速为客人摆好位子，协助参会人员完成合影。

（2）道别：与参会人员热情道别并提醒带好随身物品。

（3）宾客全部离开会场后：会议服务人员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品及时联系，尽快转交失主并做好记录。

（4）撤会议物品：撤离桌椅、茶具等。

（5）清洁会场。

（6）关闭电器设备。

（7）检查清理情况。

（8）服务人员撤出，锁闭会议厅。

（9）根据本次会议的服务情况进行总结。

注意事项

（1）服务人员上岗前要认真整理着装：仪容仪表端庄、整洁、精神饱满；提前到达会场。

（2）会场内卫生整洁：会场所需物品摆放整齐、美观。

（3）迎宾站立时保持正确站姿：真诚微笑，来宾到达时要热情迎候，依次接待。

（4）给来宾提供服务：要主动、热情、耐心、周到，回答问题要得体、明确。

（5）给来宾引位：要及时，入座后1分钟内需倒上茶水。

（6）添茶：会议进行中，每隔15——20分钟，及时增添茶水。

（7）会议进行中，服务人员应站在合适的位置，悉心观察会场状况。

（8）道别时，要及时提醒客人拿好物品。

（9）会后清理工作要及时、仔细。

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